ene 182008
 

Alguna vez nos ha pasado, a quienes hemos participado en alguna implantación informática de diverso alcance, que después tenemos que contar alguna historia, como mínimo, para quedar bien. Aparte de hacer el paralelismo con el célebre cuento de los Grimm, he observado que una implantación de sustitución o de ampliación (que se presenta como una sencilla ‘Blancanieves’) es mucho más delicada que una implantación de cero y que, aunque se tomen medidas, el resultado final no está nunca garantizado al cien por cien. Sin una planificación cuidadosa, lo más predecible es un fracaso si las expectativas creadas no se consiguen en la medida de lo que razonablemente se podría esperar; e incluso he visto implantaciones que ni siquiera han resultado operativas, sin entrar a buscar ‘culpas’ ni ‘culpables’. Y, personalmente, a  mi no me gustan las historias que acaban mal.

De este modo, expongo siete micro-recomendaciones (con el paralelismo de los siete enanitos) complementarias a las que pueden encontrarse en los libros de texto, que al final se quedan pequeños —he visto demasiados—, como el contenido de algunos platós ‘a la carta’; las mías, pues, son recetas mas caseras:

  • Recomendación 1, sobre las inocentes actualizaciones (dice el enano bonachón, però no por ello, tonto).No hay actualización pequeña. Ármese de todos los elementos necesarios para recuperar la  situación anterior al cambio. En casos de actualizaciones de software —por inocentes que parezcan y sea cual sea su alcance— firme un contrato de recuperación del sistema y de las aplicaciones anteriores, que obligue al proveedor a ocuparse de su restitución en caso de  errores.
  • Recomendación 2, sobre la evaluación previa (el enano tímido dice que no seamos  tímidos).Seguro que hay una inversión a hacer, ¿verdad? ¿A quién beneficiará: a usted o a su proveedor informático? Evaluar la inversión desde el punto de vista financiero y averiguar cuál será la tasa de retorno esperada puede resultar una aventura enorme si no sabe exactamente cómo se construye el coste de la inversión y, además, no puede evaluar la posible ganancia que podría obtener; plantéese seriamente resolver este tema antes de informatizar —actualizar— de nuevo. Aparte de los aspectos ya tan sabidos, como el de evaluar la capacidad de servicio del proveedor, la adecuación de la nueva solución para la empresa, etc., el primer requisito es evaluar el rendimiento de la inversión con la alternativa con la que siempre se debe de comparar: la posibilidad de no hacerla o, como mínimo, de aplazarla. La recomendación es no hacer ningún paso todavía, buscar otra solución… u otro proveedor de servicios, si no le ayuda en esto tan fundamental.
  • Recomendación 3, sobre los pre requisitos (no nos durmamos, dice el enano dormilón).Hace falta un análisis en profundidad sobre la oportunidad empresarial y, por supuesto, de la  situación de la empresa en el momento de tomar la decisión, para ver si se cumplen los prerrequisitos internos para hacer el traspaso de una solución a otra con cierta garantía de éxito. Por cierto, ¿el diagnóstico previo de la situación de la empresa debe de hacerla quien ya es parte interesada en poner en marcha la nueva solución? ¿No sería mejor un analista imparcial? Y después, ¿hará falta encontrar a alguien que haga de interlocutor entre la empresa y el(los) proveedor(es). ¿Y quién tiene que hacerlo, el mismo proveedor?
  • Recomendación 4, sobre los contratos (el enano gruñón también tiene algo que decir).Los proveedores ofrecen sus productos y servicios mediante contratos blindados; las posibles cláusulas de rescisión de contrato o de cobertura no nos servirán de mucho. Pero léalas: si encontramos cláusulas de pago incondicionado, para la próxima actualización cambiaremos inmediatamente de proveedor, aunque sea el que ya teníamos hasta ahora. No acepte ninguna cláusula que impida un pago importante final antes de que la solución nueva sea una realidad palpable, teniendo en cuenta el calendario previsto. Antes de firmar, mande incluir cláusulas de  penalización si no se cumple el calendario a pies juntillas.
  • Recomendación 5, sobre la planificación previa (planifique, y planifique bien, por supuesto, dice el mudito).Todo lo que hemos dicho hasta ahora exige el establecimiento de un cuidadísimo plan de acción, y es necesario que el diagnóstico previo haya evaluado los puntos y procesos críticos de negocio y cómo éstos están previstos y respaldados por la nueva solución. Respeto a la  información de proveedores y clientes, vea los procesos de construcción de pedidos, órdenes de expedición, albaranes, facturación, cobros o  pagos, que son esenciales, y la configuración de almacenes: ajenos, propios, intermedios, finales, de exposición, etc. No olvide la  codificación de productos, la formación de precios y presentación de expedición y venta, prestando especial atención a los ‘ficheros auxiliares’ internos, para ver cómo trabajan, la  claridad de identificación y la presentación de información, tanto de entrada como de salida.

    Como no hay una solución perfecta a la primera, hay que identificar unos cuantos controles preventivos —que el calendario tiene que haber previsto— para hacer un seguimiento efectivo. Cuidado con las ‘buenas voluntades’ expresadas por el proveedor, y  nunca escritas. Como en la “mili”, donde el valor se supone, la buena voluntad se da por entendida; pero precisamente es lo primero que se echa en falta cuando hay problemas no previstos. Entonces, no nos podemos quedar mudos.

  • Recomendación 6, sobre cuándo hacer el cambio (el enano mocoso no acaba de creérselo).Aplique la filosofía Tomasiana de ver para creer; asegúrese de que no se hará la sustitución hasta que la nueva implantación no demuestre hacer lo mismo, como mínimo, que lo que hace la antigua. Digo ‘lo que hace’ y no ‘lo que hacía’ porque hasta que la nueva no esté en pleno funcionamiento y correcto, no se hace el cambio definitivo. Procure que las ‘fases en paralelo’ se hagan y que sean mínimas. Establezca ‘estrategias de salida’. Si la implantación de una fase —ya no de la globalidad de la solución— no ha sido positiva, no se cierre las puertas; se tiene que haber previsto la posibilidad de restaurar el estado anterior o de volver al de la solución ‘antigua’. Esto marca coma no ‘cumplida’ esta fase, y no pase a la siguiente. Verifique exhaustivamente la facilidad práctica en la entrada de datos, la facilidad de los procedimientos de corrección de entradas incorrectas —aunque se hayan ‘validado’, con errores— y los formatos de salida de información antes de hacer la implantación definitiva o darla como buena; y, si hace falta, la capacidad del sistema de ir al estado anterior al del error.

    Si finalmente la nueva implantación funciona como cabría esperar, entonces, cambie. No antes. Tanto si tiene éxito como si no, sabrá por qué y, en este último caso, sabrá corregir lo que haga falta, pero no se habrá pillado los dedos más de la cuenta.

  • Recomendación 7, y final (dejemos paso al enano sabio).
    El último punto es muy importante. Si la nueva implantación es satisfactoria, entonces le recomiendo que reúna al personal y, en función de la complejidad de la nueva solución, se los lleve a comer para recompensarlos por su esfuerzo en todo el proceso. Si las cosas se ponen muy difíciles durante la implantación, no descarte hacer un ensayo sobre este punto que, aparte de subir la moral, puede dar una de las llaves definitivas sobre el éxito final. Los proveedores me perdonaran que no recomiende lo mismo para ellos: mientras que ellos ya se lo han cobrado, el personal suele ser el auténtico protagonista del cambio.

Y, al final, incluso nos creeríamos que ni la bruja esconde-problemas-desastres no podrá impedir que Blanca-implantaciones y los siete consejitos encuentren a su Príncipe Azul y todo aquello de que fueron felices para siempre… Pero no nos creeremos todo lo que los cuentos dicen, ¿verdad? Ya lo decía mi abuelo: ‘lo que no son cuentas, suelen ser cuentos’. Cuidado, pues porque, si en algún lugar hay magia, sólo se encuentra en el trabajo bien hecho… y no crea tanto en los cuentos.

Oriol Llobet
Consultor de Aicon Consultores de Gestión, S.L.
18/01/2008

dic 142007
 

Estos días de antes de fin de año se prestan a una sèrie de actividades estereotipadas que prácticamente no dejan mucho espacio para la reflexión. Y ello a pesar de que, precisamente, estos días también deben servir para perfilar los planes de la empresa acerca de lo que vamos a hacer para el año próximo, se supone que después de una profunda reflexión.

Venga, acabemos con los presupuestos de una vez, que todo el mundo ya tiene ganas de estar relajado en casa y, los más afortunados, con la familia, pensando en qué van a emplearse los “Papás Noeles” con los críos y los mayores, dónde pasar el fin de año y luego, qué pasa con los Reyes…

¿Alguien ha pensado en qué le va a regalar Papá Noel o los Reyes Magos a la empresa?
Vamos a hacer una propuesta al respecto: ¿Por qué no reemplazamos la frase hecha de ‘año nuevo, vida nueva’ por ‘año nuevo, empresa nueva’?

No quiero decir que tengamos que cambiar de empresa, ni de trabajo ni cosas por el estilo; es algo mucho más fuerte aún. Propongo que el regalo que le hagamos a la empresa sea un nuevo look, pero desde los cimientos. Propongo que la cambiemos de arriba abajo, que le hagamos un lifting total, radical, un rejuvenecimiento en profundidad; no que aparezca como nueva, sino que lo sea.

Y si eso no es posible, aún podemos hacer algo más profundo: podemos cambiar nuestra propia mentalidad acerca de cómo la hemos visto hasta ahora y darle un enfoque diferente.

¿Es posible que la empresa pueda mejorar tanto que aparezca —por lo menos— rejuvenecida, como nueva, y con ‘ganas de marcha’, en lugar de languidecer año tras año? A ver: los presupuestos del año que viene ¿reflejan ‘otra vez lo mismo’, ‘un poco más de los mismo, pero más grande’ o muestran que la empresa tiene ‘ganas de marcha’ total?

Bueno, ojo con los acelerones, que a determinadas edades… Hay que dar cierto tiempo al tiempo, sí. Pero no más del que se precise y sin buscar excusas ni ambigüedades.

¿Sabe usted cómo puede realizar el cambio? Primero, planteemos las cosas como son y, luego, propongo que meditemos acerca de —si no tuviésemos éste y el otro, y el otro problema— a ver cómo estaría la empresa hoy o cómo podía estar mañana y por qué hemos dejado que le aparezcan esas feas arrugas y achaques.

¿Son inevitables, realmente? ¿O es que, en realidad, no encontramos otra manera de enfocar las cosas?

Si ésta es de alguna manera una conclusión en la que honestamente coincidimos acerca de la empresa, que nos da de comer, no sólo literalmente, sino sobre todo, desde un punto de vista mucho más vital y profundo —si sólo nos moviese el aspecto material hace tiempo ya no iríamos a trabajar— entonces, podemos empezar a hablar sobre algo que nos apasiona.

Y entonces, hablaremos del día de Reyes y de Noel y de toda la magia del mundo de estos días; sí, magia, que haberla —como dicen los gallegos— hayla. Y como en la empresa, la única que conocemos es la del trabajo bien hecho, entonces, hablaremos de nuevas técnicas —esta vez reales— para rejuvenecer la empresa…

¿No sería ése, quizá, el mejor regalo que pudiésemos hacerle a la empresa, nuestra vieja y entrañable empresa?

Oriol Llobet
Consultor de Aicon Consultores de Gestión, S.L.
14/12/2007