En mi actividad como consultor y conferenciante en diversas organizaciones e instituciones a menudo me encuentro frente a propietarios, gerentes y/o directivos que están interesados en la metodología Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Intergral pero que dudan de que este método sea de aplicación en Pequeñas y Medianas Empresas (PYME). Charlando con ellos puedo deducir que sus dudas vienen motivadas por comentarios, lecturas e incluso opiniones de otros profesionales que muchas veces generan confusión sobre qué es un BSC y qué puede aportar a la empresa.
Una de las cuestiones que creo que genera mucha confusión son los términos o la mala utilización de los mismos. Podríamos definir un BSC de forma muy simple como un método de gestión empresarial que trata de enfocar la actividad diaria de la empresa en la consecución de los objetivos estratégicos. Es decir, BSC o Cuadro de Mando Integral no debe confundirse con Scorecard o con un simple Cuadro de Mando; incluso muchos profesionales de la gestión confunden estos términos.
De la simple definición anterior quiero subrayar que un BSC no es más que un método. Evidentemente existen muchas formas de dirigir empresas, ahora bien, muy pocos empresarios de una PYME podrían describir exactamente su forma de dirigir o su método. Mi experiencia me ha hecho darme cuenta de la importancia de tener un método, pues te ayuda a actuar siguiendo unos pasos, no saltándote nada que deberías haber tenido en cuenta. Por otro lado, también ayuda a que el resto de personas que trabajan contigo confíen en que hay un proceso detrás de la toma de decisiones que guía las acciones que ellos deben realizar y que éstas simplemente no se toman de forma totalmente arbitraria. Por lo tanto, un método nos da seguridad de por qué y cómo debemos hacer las cosas en la empresa.
Un BSC es un método para gestionar o dirigir una empresa; podemos asimilarlo a un manual de instrucciones de cualquier electrodoméstico que tenemos en casa. Por lo tanto, éste nos señala qué pasos tenemos que realizar para dirigir adecuadamente un colectivo de personas que deben unir sus fuerzas para la consecución de los objetivos de una compañía.
Pero un aspecto importante de estas instrucciones que aporta el BSC, en contra de muchos manuales de instrucciones, es que todos los pasos a seguir se rigen por la más absoluta de las lógicas. Es decir, todos seremos capaces de entender por qué se realizan unos pasos. Este aspecto para mí es de suma importancia pues es uno de los elementos que me cautivó de esta metodología.
Precisamente para mí ésta es la razón principal por la que aconsejo a propietarios, gerentes o directivos de PYME aplicar el BSC para dirigir sus empresas o departamentos. ¡Me encantan las cosas de una lógica aplastante porque son fáciles de explicar, entender, recordar y aplicar!
¿Cuál es pues la lógica del BSC? La intento explicar en unos pasos:
1 – VISIÓN. Lo primero que una empresa debería saber es dónde quiere estar al cabo de unos años. Es decir, si nos imaginamos la empresa en unos años, cómo seremos: qué facturaremos, que posición en el mercado, qué oferta, etc.
2 – ESTRATEGIAS. Si sabemos dónde queremos estar como empresa, debemos preguntarnos cómo conseguiremos esa posición. Es decir, qué estrategias básicas tenemos que llevar a cabo para alcanzar esa posición.
3 – FACTORES CLAVES DE ÉXITO (FCE). Debemos analizar cada estrategia y preguntarnos cuáles son aquellos factores críticos o clave para que podamos tener éxito al desarrollar esta estrategia.
4 – PERSPECTIVAS. Los FCE que identificamos para cada estrategia se agrupan en 4 perspectivas básicas: Económica/Financiera, Clientes/Mercado, Organización/Procesos y RRHH/Innovación. La lógica de las cuatro perspectivas es que el éxito en la mayoría de las empresas viene señalado por la consecución de unas determinadas cifras económicas. Pero para alcanzar estas cifras debemos conseguir que unos clientes apuesten por nosotros frente a la competencia. Lograremos que los clientes adquieran nuestros productos o servicios en la medida en que nuestros procesos y organización sean competitivos y le presten la calidad que ellos precisan mejor que nuestra competencia. Todo esto lo realizaremos sobre la base de tener un equipo humano adecuado, bien dirigido, motivado, innovador, etc.
5 - INDICADORES. Si hemos identificado una serie de aspectos clave, críticos, para alcanzar nuestras estrategias y, por lo tanto, la visión, por qué no les ponemos un parámetro que nos indique si estamos avanzando adecuadamente. Estos indicadores, o como se acostumbran a llamar en esta metodología, Key Performance Indicators (KPI), deben tener unos objetivos para cada período. Es posible que un indicador no sea suficiente para señalarnos si cumplimos un FCE. Podemos construir un árbol de KPI donde veamos fácilmente, por ejemplo, que para lograr un KPI deberemos controlar 2 indicadores que a la vez vienen explicados por 2 indicadores más.
6 – PLANES DE ACCIONES. Si hemos puesto los KPI con un objetivo para cada período, ¿será esto suficiente?, ¿estaremos gestionando la empresa de una manera diferente? La respuesta es no. Faltará establecer un responsable de cada KPI que lidere el establecimiento de un plan de acciones para alcanzar los objetivos de ese KPI para cada período y que marque en qué momento y quién revisará la consecución de estos objetivos. Este punto es esencial porque de nada sirve fijarse unos objetivos fantásticos que nos deben conducir a unas estrategias estupendas si después, dentro de la empresa, seguimos ejecutando igual y no controlamos y tomamos decisiones correctoras si no vamos por el camino correcto.
¿Existe lógica en los pasos anteriores? Quizás en alguno no me haya querido extender demasiado, pero créanme; la lógica es aplastante en cada punto.
Otra pregunta que nos surge siempre es: ¿pero es muy complicado desarrollar estos puntos? La verdad es que a menudo encontramos empresas que se han llegado a complicar bastante, aunque la verdad es que es muy sencillo, quizá porque se han perdido en el camino y necesitan recuperar la senda adecuada. Mi recomendación es que si queremos ponernos en forma, debemos empezar por conocer nuestra condición física actual y entrenarnos poco a poco. Una empresa no es nada más que un organismo vivo, por lo que podemos empezar por introducir esta metodología como uno sistema muy sencillo que después podremos sofisticar.
Sería demasiado extenso poder dar las recomendaciones oportunas en este artículo para implantar de forma eficiente y fácil el BSC en una PYME. Además, seguramente serían consejos que deberían analizarse según la situación de cada empresa. Lo que quería resaltar en este artículo es la importancia de tener un método y que el BSC puede ser muy válido al ser lógico. Espero que coincidan conmigo en estas conclusiones.
José María Llauger
Gerente y director técnico de Aicon Consultores de Gestión, S.L.
23/09/2007
En un mundo que se mueve y cambia tan rápido no hay tiempo que perder. El tiempo es oro, un bien preciado y escaso. El tiempo no se debe medir únicamente en cantidad, también se debe valorar su calidad. Por mucho tiempo que destinemos a algo, si no nos encontramos con la predisposición, con la claridad mental, etc., idóneas, sin duda no seremos óptimamente productivos.
