Un aspecto crítico para alcanzar los objetivos empresariales es conseguir involucrar al personal en la consecución de los mismos. Es muy habitual que las empresas definan un nuevo proyecto estratégico o unos nuevos objetivos y que gran parte del personal no esté contribuyendo en la medida y el ritmo necesarios para su consecución. A menudo esto puede provocar frustraciones a nivel de la dirección.
Es por ello que resulta clave contemplar una serie de requisitos necesarios para involucrar a todo el personal en este tipo de proyectos de empresa que describo a continuación en forma de puntos:
1 – DEBE ENTENDERSE LA NECESIDAD.
Resulta esencial que el personal entienda la necesidad –el PORQUÉ– de llevar a cabo un proyecto o de alcanzar unos determinados objetivos de empresa. Muy a menudo caemos en el error de comunicar unos objetivos o un nuevo proyecto, que exigirá su contribución, incluso cambios profundos en la empresa y en la forma de llevar a cabo sus tareas, sin habernos detenido y hacerles participes de los motivos que han motivado a la Dirección a establecer o plantearse estos proyectos.
2 – QUE PARTICIPEN EN LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO.
En la medida que sea posible se debe dejar la posibilidad de que el mayor número de personas participe en la definición del proyecto. En muchos de estos procesos la Dirección ha avanzado en esta definición, pero es muy importante dejar espacio para que las personas de la organización, que deberán contribuir a alcanzar los logros del proyecto, puedan aportar en la definición del mismo. Al menos deben sentir que la Dirección desea tener en cuenta su opinión.
3 – QUE IDENTIFIQUEN CLARAMENTE CÓMO PUEDEN CONTRIBUIR DESDE SU POSICIÓN.
Es fundamental establecer un proceso para que el personal pueda identificar en qué medida pueden contribuir a los objetivos del proyecto, incluso estableciéndose unos objetivos consecuentes a nivel del departamento, de la sección o incluso de la persona. Es decir, objetivos más cercanos a ellos. De esta forma, cada persona o equipo debe proponernos las acciones que llevará a cabo para alcanzar los objetivos. Estaremos realizando un verdadero despliegue táctico que permitirá que cada persona reflexione sobre qué acciones debe emprender para alcanzar estos objetivos propios de su persona o área.
4 – QUE RECIBAN INFORMACIÓN PERIÓDICA DE CÓMO SE EVOLUCIONA.
Es muy importante que el equipo reciba información periódica de cómo se está evolucionando en la consecución de los objetivos del proyecto y, especialmente, en aquellos en los cuales cada persona haya identificado que puede contribuir directamente.
5 – QUE PARTICIPEN EN LA REVISIÓN DE ACCIONES LLEVADAS A CABO.
Si las personas son capaces de conocer cómo se está evolucionando en la consecución de los objetivos debemos marcar una periodicidad y un espacio para que puedan revisarse las acciones llevadas a cabo e introducir variaciones en las mismas para mejorar con el desempeño.
6 – QUE OBTENGAN PREMIOS EN FUNCIÓN DE LA EVOLUCIÓN DEL PROYECTO.
Finalmente es aconsejable que en la medida que se vayan consiguiendo los objetivos individuales o globales se establezcan unos premios que refuercen el proceso. Indudablemente, cuando hablamos de premios debemos pensar en la recompensa económica pero nunca debemos olvidar el premio de un reconocimiento explícito.
Es importante que reflexionemos sobre estos puntos cuando debamos afrontar procesos de cambio, proyectos estratégicos o, simplemente, proyectos a más pequeña escala que requieran de la participación de un equipo de personas.
Os puede parecer que contemplar estos puntos en algunos casos puede suponer una ralentización del propio proyecto, pero la verdad es que se produce justo el efecto contrario, pues LA UNIÓN HACE LA FUERZA.
José María Llauger
Gerente y director técnico de Aicon Consultores de Gestión, S.L.
20/11/2006