Por lo tanto, esta mayor oferta y facilidad de usar universalmente herramientas informáticas nos presentan también obligaciones ineludibles, sobre todo a la hora de escoger un sistema delante de otro. Los que más mandan en las empresas a menudo delegan algunas de estas obligaciones, equivocadamente, a personas de un conocimientos más técnico y, desde este punto de vista, con una opinión mucho más informada. Y es que hay cosas que no se pueden delegar tan fácilmente, al menos sin ser mucho más inquisitivo sobre lo que el supuesto sistema informático hará para la Dirección, que es una cosa normalmente diferente del número de virguerías que es capaz de hacer, tanto si las necesitamos como si no.
Antes de meterme de lleno en el tema apuntado, permitidme una digresión por las diferentes palabras, acrónimos, etc. con los que se ha conocido este mundo de la informática, porque de algún modo ilustran porque a veces en el máximo nivel no se hace lo que toca cuando es el momento. Naturalmente no seré exhaustivo; tocaré, como de costumbre, aquellos que sirven al que quiero explicar. Para entendernos, usaré las siglas inglesas.
Empezaremos por los “Data Processing Systems”. La tecnología se había ampliado y era capaz de acometer el tratamiento automatizado de las cantidades ingentes de datos que hasta entonces habían constituido el dolor de cabeza de las grandes organizaciones. La utilidad de ello era tan obvia para cualquier que hubiese tenido la responsabilidad de hacer estadísticas, procesar el censo, manejar los datos de una gran corporación, etc. que el nombre genérico era lo suficientemente revelador del mundo de posibilidades que había detrás. Lógicamente, tras algunos abusos, tener impresoras que imprimían muy de prisa cantidades inmensas de datos que después nadie era capaz de leer, llegamos a la constatación de que tenemos muchos datos pero no tenemos la información que necesitamos.
¡Oh! Hemos llegado a los “Information Systems (IS)”. Y empezamos a hablar de sociedad de la información, de la mano de la explosión de cadenas de TV, radio, Internet, etc. Parece que vamos por buen camino. Los que llevan las riendas de las organizaciones, que parece que no se han dormido, dicen: sí, sí, muy bien, pero de toda la información disponible hay una, un subconjunto, que es útil para la gestión, y le añadimos una palabra al acrónimo anterior: “Management Information Systems (MIS)”. Parece que ahora empezamos a ver la luz, a ver si no nos perdemos.
El mundo continúa dándonos facilidades en hardware y software y, dando por supuesto que las necesidades básicas de información están cubiertas, empezamos a hablar de “Information Technology (IT)”. De alguna manera la criatura anda ella sola, incorporando incipientes PDA, etc. Adquiere entidad propia. Se sobreentiende que sin IT no podríamos vivir, y es cierto, y empezamos a obnubilarnos con la cantidad de gadgets o artefactos a nuestra disposición, dando por supuesto que vamos por el buen camino. De una forma inclusiva empezamos a llamar “Information and Communication Technologies (ICT)” a todo lo que rodea a ordenadores, programas, PDA, móviles, TV digitales, etc., que son nuestras “Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC)”. Ahora sí que sabemos de qué hablamos, pero hablamos de tantas cosas que nos podríamos perder.
La palabra TIC, acertadísimo, incluye tantas cosas que a la hora de escoger un sistema para llevar nuestra organización nos podríamos hacer daño, porque: ¿quién nos guiará entre tantas posibilidades? Y llamamos a los técnicos, y está bien, pero si los dejamos solos se podrían emborrachar y dejarse por el camino una idea que ha salido antes, aquella del MIS o Sistema de Información para la Gestión o la Dirección, que es irrenunciable.
Por esto deberemos tener claro que algunas cosas no las pueden decidir los técnicos solos a la hora de escoger un sistema informático. Es demasiado importante y condicionará demasiado la forma de trabajar de todo el mundo en nuestra casa como para quien más mande no deje claras algunas cosas y se asegure de que no le den gato por liebre. Naturalmente que necesitaremos asesoramiento para todo, pero hay unas cosas que las tendremos que decidir al máximo nivel, tanto asesorados como queramos, pero sin abdicar de nuestras responsabilidades.
La primera es: qué capacidades informáticas, de las muchas que hay, nos interesan en nuestra empresa. A los técnicos les puede gustar mucho todo pero necesitamos un sistema que informe a la dirección para tomar decisiones, no otra cosa. No lo podemos querer todo, por más que algunas virguerías dejen a nuestros informáticos deslumbrados.
La segunda es: qué cosas necesitamos que estén centralizadas informáticamente y qué no hace falta, aunque pudiese estar bien. La empresa la debe llevar quien más manda, no debe funcionar al gusto de los técnicos, a no ser que coincida con los designios de la máxima dirección.
La tercera se deduce de las anteriores, y es en qué nos gastaremos el dinero en consecuencia. Quien paga manda. Si pagamos y no mandamos, después no nos quejamos.
Estas tres cosas forman parte del estadio inicial de decidir estratégicamente qué queremos. Después viene naturalmente la ejecución de la estrategia. Y se deberán continuar decidiendo algunas cosas al máximo nivel.
Y así nos sale la cuarta: hasta qué nivel de “perfección” queremos llegar al implantar, y esto dependerá naturalmente de lo que queramos lograr para la empresa. Si se lo dejamos a los técnicos dependerá de sus gustos y de su talante más o menos perfeccionista, y estábamos hablando de nuestra empresa, no del juguete de los entendidos en TIC.
Finalmente citaría una quinta, última y capital: que el responsable de que todo se lleve a cabo en los mejores intereses de la empresa sea un ejecutivo o responsable al más alto nivel, y no precisamente el responsable de informática, si es que tenemos. Se trata de asegurar que las cosas se hacen entendedoras para todo el mundo, que se construye un “Sistema de Información para la Dirección” y no otra cosa y, por lo tanto, que el resultado aporte el valor esperado para la Dirección. El motivo de este último consejo es la constatación de que la mayoría de fracasos en la implantación de sistemas informáticos no reside tanto en que hay algo equivocado en los departamentos de informática y en los informáticos como profesión (creencia muy extendida: “son todos una pandilla de hijos de su madre…”), sino más bien en la manera que los ejecutivos no informáticos gestionan los cambios organizativos que son posibles gracias a las TIC.
El problema siempre acaba siendo pensar que los técnicos en informática o los consultores externos que nos vienen a ayudar a poner sistemas harán que acabemos de instalar funciones, mientras que nosotros podemos dedicarnos a nuestro trabajo de cada día, que es mucha.
Ningún sistema es bueno si no lo hacemos funcionar implicándonos, cambiando nuestros procesos, etc. Es como aquello de que “la guerra es demasiado importante como para dejarla en manos de militares”. Aquí pasa alguna cosa parecida, “nuestros procesos son demasiado importantes como para dejarlos en manos de técnicos”; es más sensato reservarnos la capacidad de decidir qué es capital, liberándolos a ellos para hacer mejor su tarea, que es implementar los que se les encomiende y hasta dónde se les encomiende.
Genís Barcons
Consultor de Aicon Consultores de Gestión, S.L.
24/06/2008
Parece que esta primera fase de la crisis, las empresas y las familias la han pasado principalmente con medidas de restricción y recorte del gasto. Y la verdad, hemos sido muy poco originales. Si hay una cosa común en todas las empresas independientemente de su volumen, su sector de actividad o su estructura accionarial, es que todas han emprendido una reducción de los stocks y han revisado la utilización del “papel de váter”. La primera medida es la que impulsó el director financiero una vez los bancos hubieron aplicado su nueva e inesperada política de sequía crediticia y que debía cuadrar la previsión de tesorería con la cartera de pedidos. La segunda medida (me sirve a nivel de titular llamativo) es la integrante de una lista de gastos fijos como el tóner, la gestoría, el teléfono, los seguros y el alquiler. Estos gastos nos han ayudado a equilibrar la explotación con las nuevas realidades económicas. ¡Cuánto dinero desperdiciado durante los últimos años!
